CONDITIONS GÉNÉRALES DE PRESTATION – EASYFLASH

ARTICLE 1 – OBJET DU CONTRAT

Le présent contrat est un contrat de prestation de service ayant pour objet la location d’un PhotoBooth EasyFlash dans le cadre d’un événement public ou privé.

ARTICLE 2 – OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE

2.1 EasyFlash s’engage à respecter les règlements en vigueur dans l’établissement d’accueil ainsi que les lois et règlements applicables.
 
2.2 EasyFlash s’engage à exécuter la prestation conformément aux règles de l’art et aux usages professionnels.
 
2.3 Livraison du PhotoBooth
La livraison du PhotoBooth est effectuée par défaut le matin, notamment sur le canton de Genève, ou dans un créneau indicatif de 2 h à 3 h avant le début de l’événement, selon la période de l’année, les contraintes logistiques et le planning des livraisons.
EasyFlash se réserve le droit d’adapter l’horaire de livraison et de procéder à l’installation du PhotoBooth jusqu’à 40 minutes avant l’heure de début de l’événement, sans que cela ne constitue un manquement contractuel.
Dès lors que le PhotoBooth est livré, installé et fonctionnel avant l’heure de début de l’événement figurant sur le devis, la prestation est considérée comme pleinement conforme.
Aucune remise, indemnisation ou contestation ne pourra être demandée au titre de l’horaire de livraison tant que l’installation est finalisée avant l’heure de début contractuelle.
 
2.4 Reprise du matériel
La reprise du PhotoBooth s’effectue par défaut le lendemain de l’événement dans la matinée.
Une option payante permet une reprise à la fin de l’événement.
En période de forte activité ou pour des impératifs opérationnels, EasyFlash se réserve le droit de reprendre le PhotoBooth à la fin de l’événement, à l’horaire figurant sur le devis.
 
2.5 Durée de location et assistance
Les machines sont louées exclusivement pour les horaires indiqués sur le devis.
L’assistance technique et téléphonique est disponible uniquement pendant ces horaires.
Le pack impression papier est basé sur 6 h d’utilisation.
Les photos numériques sont illimitées.

ARTICLE 3 – OBLIGATIONS DU CLIENT

3.1 Responsabilités administratives
Le client est seul responsable des démarches administratives et autorisations nécessaires à l’organisation de son événement.
 
3.2 Accès et stationnement
Le client doit prévoir un emplacement de stationnement à proximité du lieu d’installation.
Toute amende ou contravention liée à un défaut d’autorisation ou de stationnement sera à la charge du client.
 
3.3 Conditions d’installation
Le PhotoBooth doit être installé sur un sol plat et stable.
Une alimentation électrique standard fonctionnelle doit être disponible à l’emplacement de la machine avant l’arrivée du livreur.
 
3.4 Accessoires
Les accessoires sont loués et doivent être restitués lors de la reprise.
Tout accessoire manquant ou détérioré pourra être facturé jusqu’à 250 CHF HT.
 
3.5 Manipulations interdites
Il est strictement interdit de déplacer, débrancher, ouvrir ou modifier le PhotoBooth, l’imprimante ou les réglages de l’appareil photo sans autorisation préalable.
 
Toute manipulation non autorisée exclut toute remise ou indemnisation.
 
3.6 Assistance technique
Toute demande d’assistance doit être effectuée exclusivement par appel téléphonique à l’assistance EasyFlash.
Les messages (SMS, e-mails, WhatsApp) ainsi que les appels ou messages adressés aux livreurs ou installateurs ne sont pas pris en compte comme demande d’assistance initiale.
Les coordonnées de l’assistance sont accessibles via :
•le QR code présent sur l’écran d’accueil du PhotoBooth,
•le lien figurant dans le mail de confirmation du devis.
 
3.7 Assistance complémentaire et absence de réponse
Lorsque l’assistance se poursuit via WhatsApp, visio ou échange de photos à la demande du technicien, le client doit rester joignable.
En cas d’absence de réponse ou d’interruption de communication, l’incident est réputé résolu et le temps d’indisponibilité ne peut être prolongé.
 
3.8 Dégradations
Le client est responsable de toute dégradation, volontaire ou non.
Il est recommandé de disposer d’une assurance responsabilité civile.
Les photos numériques ne seront transmises qu’après règlement intégral de la prestation ou des dommages éventuels.

ARTICLE 4 – INFORMATIONS TECHNIQUES ET ESPACES NÉCESSAIRES

Le client est seul responsable de la vérification de la conformité et de la suffisance de l’espace mis à disposition.
PhotoBooth avec impression :
  • 1 m x 1 m minimum au sol
  • 1,50 m de recul minimum
PhotoBooth avec toile EasyFlash :
  • 2,35 m de hauteur
  • 2,35 m de largeur
  • 2 m de recul
PhotoBooth rotatif 360 :
  • 4 m x 4 m minimum, zone dégagée
En cas d’espace insuffisant empêchant l’installation ou l’utilisation, aucune remise ni indemnisation ne pourra être demandée.

ARTICLE 5 – PERSONNALISATIONS, TOILES, FONDS & INSTALLATIONS

5.1 Délais de transmission
Les personnalisations toiles de fond devront être transmises au plus tard 20 jours ouvrés avant la date de l’événement.
Passé ce délai, EasyFlash pourra, sans obligation, accepter la demande avec un supplément pour travail express facturé par l’imprimeur (+ 180.- HT).
 
5.2 Templates photo
5.2a Personnalisations gratuites
Les personnalisations gratuites des templates photo doivent être réalisées par le client via l’interface dédiée, puis transmises au plus tard 7 jours ouvrés avant l’événement.
 
Cette prestation étant offerte :
  • EasyFlash ne peut être tenue responsable d’un dysfonctionnement, d’une mauvaise création ou modification de template impactant la prise de photo.
  • Il est vivement conseillé de créer plusieurs templates de la même famille afin d’en disposer d’un ou plusieurs de secours.
Une option de vérification de template est disponible au tarif de CHF 49.– HT.
 
5.2b Personnalisations payantes
Pour les personnalisations payantes (CHF 120.– HT), le client devra fournir via l’interface les éléments demandés au plus tard 10 jours ouvrés avant l’événement.
 
5.3 Transmission des fichiers
Tous les fichiers doivent impérativement être transmis exclusivement via l’interface « Personnalisation » (lien figurant en bas du devis).
Cette interface indique l’ensemble des formats, contraintes techniques et recommandations à respecter.
Le rendu final dépend exclusivement de la qualité des fichiers fournis par le client via cette interface.
EasyFlash ne pourra être tenue responsable si le visuel définitif est de mauvaise qualité, flou, pixelisé ou non conforme aux attentes du client.
 
5.4 Modification des fichiers
Les fichiers transmis par le client ne sont pas modifiés par nos soins.
Ils sont intégrés tels quels dans la machine et/ou transmis à l’imprimeur.
Toute demande de retouche, correction ou création graphique fera l’objet d’une prestation supplémentaire, facturée à partir de CHF 120.– minimum, en sus.
 
5.5 Canal de transmission obligatoire
Tout fichier transmis par un autre moyen que l’interface prévue à cet effet (e-mail, lien externe, etc.) ne pourra être pris en compte.
À défaut de transmission conforme des fichiers dans les délais impartis, EasyFlash appliquera un template photo pleine page par défaut, sans que cela puisse donner lieu à une contestation, un remboursement ou une indemnisation.
 
5.6 Installations extérieures
Pour toute utilisation en extérieur, une prise électrique standard devra être mise à disposition à l’emplacement exact de la machine avant son arrivée.
 
Les EasyBox peuvent être installées en extérieur sous certaines conditions strictes.
En revanche, les PhotoBooth Miroirs ne sont pas recommandés en extérieur, notamment pour les raisons suivantes :
  • l’écran peut rapidement surchauffer à cause du soleil,
  • l’écran devient peu lisible en journée,
  • l’installation est plus longue et complexe en raison du manque de visibilité.
Si le client souhaite malgré tout une installation extérieure d’un PhotoBooth Miroir, il devra impérativement en informer EasyFlash plusieurs jours à l’avance.
 
Réglages et responsabilité
  • Si le client installe lui-même une EasyBox, il devra procéder à des ajustements de réglages tout au long de la journée en fonction de la luminosité.
  • Si l’installation est réalisée par EasyFlash, le technicien effectuera les réglages initiaux selon la position du soleil, mais les ajustements ultérieurs resteront à la charge du client, la lumière évoluant naturellement (soleil changeant, tombée de la nuit, etc.).
Exemples de problèmes possibles après l’installation :
  • soleil éblouissant l’objectif,
  • reflets sur la toile de fond,
  • photos trop claires en plein jour ou trop sombres à la tombée de la nuit,
  • surchauffe de l’écran.
EasyFlash ne pourra être tenue responsable de ces effets liés à des facteurs naturels incontrôlables ou à un manque d’information préalable du client.
 
Le client (ou son mandataire) devra prévoir une protection adaptée contre :
  • la pluie,
  • le soleil intense (tente à toile sombre, grand parasol, etc.),
  • le vent.
Tout dommage causé par une protection insuffisante sera entièrement à la charge du client.
 
L’utilisation de toiles de fond en extérieur est fortement déconseillée, notamment en raison :
  • du risque de gonflement, déformation ou chute du portique lié au vent,
  • du risque de décoloration ou de marques dues au soleil.
Ces phénomènes naturels échappent totalement au contrôle d’EasyFlash.
 
5.7 Wifi
Le wifi offert fonctionne en fonction du réseau disponible sur le lieu de l’événement.
Il peut être fluctuant, capter le réseau puis le perdre. Cette prestation étant offerte, aucun dédommagement ne pourra être exigé en cas de non-fonctionnement.

ARTICLE 6 – INCIDENTS TECHNIQUES, AFFLUENCE, ASSISTANCE ET IMPRESSION

Les PhotoBooth EasyFlash utilisent la machine d’impression par sublimation thermique la plus performante du marché, intégrant le plus grand module d’acceptation de papier dans sa catégorie, et conçue pour un usage événementiel intensif.
Les PhotoBooth étant des dispositifs intégrant de nombreux composants électroniques, informatiques et mécaniques, le Client reconnaît qu’il est compréhensible et acceptable que de légères anomalies ponctuelles puissent survenir lors de l’événement.
En cas de forte affluence sur une seule machine, notamment lorsque le nombre de personnes dépasse les capacités recommandées et que les impressions deviennent continues sans interruption, une sollicitation intensive peut entraîner :

  • un ralentissement ou une pause automatique de sécurité,
  • un bourrage papier,
  • un collage du film d’encre,

phénomènes inhérents à la technologie d’impression par sublimation thermique.
Ces aléas constituent des conditions normales d’exploitation et ne constituent ni une panne, ni une non-conformité, ni un manquement du Prestataire.
EasyFlash recommande, afin de garantir une utilisation optimale, la mise à disposition de 1 PhotoBooth par tranche de 120 personnes.
Aucune remise ni dédommagement ne pourra être exigé lorsque :

  • l’anomalie est temporaire,
  • et que l’assistance EasyFlash a été sollicitée exclusivement via le bouton « Assistance » affiché sur l’écran du PhotoBooth,
  • et par appel téléphonique effectif au numéro d’assistance dédié,
  • et que l’anomalie a été identifiée et corrigée dans un délai inférieur à 20 minutes.

Aucun autre canal de contact (e-mail, message, WhatsApp ou autre) ne sera pris en compte pour la gestion d’un incident technique et l’éligibilité à une éventuelle remise.
Tout incident d’impression d’une durée inférieure à 1 heure, même répété, n’ouvre droit à aucune remise.
Une remise pourra être envisagée uniquement en cas d’arrêt total et continu d’une durée supérieure à 1 heure, malgré l’intervention effective de l’assistance technique EasyFlash dans les conditions ci-dessus.

ARTICLE 7 – NON-UTILISATION VOLONTAIRE

La non-utilisation volontaire, totale ou partielle, du PhotoBooth par le client ou les participants ne constitue ni une anomalie ni un manquement.
Aucune remise, remboursement ou indemnisation ne pourra être demandée à ce titre.

ARTICLE 8. RETRAIT EASYBOX / LIVRAISON & REPRISE

8.1 Retrait et restitution de la machine
Dans le cas où le client choisit l’option « Retrait de la machine à notre dépôt », le retrait s’effectue le jour de l’événement à partir de 9h30, uniquement sur rendez-vous.
Le client recevra au plus tard 72 heures avant la date de l’événement un e-mail contenant l’ensemble des informations nécessaires au retrait et au retour de la machine, incluant notamment :
  • les horaires précis,
  • l’adresse de nos locaux,
  • un plan d’accès,
  • ainsi qu’un numéro de téléphone de contact.
Tout retard de retrait ou restitution pourra donner lieu à une facturation supplémentaire.

8.2 Caution et responsabilité
Lors du retrait de la machine, le client devra obligatoirement présenter :

  • une pièce d’identité valide,
  • une caution de CHF 300.– en espèces.
Cette caution couvre notamment les dommages pouvant être occasionnés à la machine lors :
  • du transport,
  • de la manutention,
  • de l’installation,
  • ou pendant le déroulement de l’événement.
En cas de dégradation constatée au retour, EasyFlash se réserve le droit de conserver tout ou partie de la caution, sans préjudice de toute demande de réparation complémentaire si le montant des dommages excède celui-ci.
 
8.3 Assistance technique
Une assistance technique est mise à disposition du client par téléphone, pendant la durée de l’événement, dans la limite des horaires communiqués.
 
Aucun déplacement de technicien sur le lieu de l’événement ne sera effectué sans accord préalable et fera systématiquement l’objet d’une facturation supplémentaire, quelle que soit la nature du problème rencontré.

ARTICLE 9 – RÉSERVATION / CONFIRMATION

La prestation EasyFlash est confirmée exclusivement via le bouton de confirmation officiel figurant dans le mail du devis.
Un devis signé transmis par e-mail, message ou tout autre moyen ne constitue pas une confirmation valable.

ARTICLE 10 – ANNULATION / REPORT

  • Après confirmation : 30 %
  • Moins de 1 mois avant l’événement : 50 %
  • Moins de 15 jours avant l’événement : 70 %
  • Moins de 7 jours avant l’événement : 100 %
Toute demande de report à l’initiative du client entraîne des frais minimum de 30 %.
Toute annulation définitive sans report entraîne des pénalités conformément aux conditions ci-dessus.

ARTICLE 11 – CONDITIONS DE PAIEMENT

11.1 En tant que privé ou société étrangère, le règlement doit être crédité sur le compte bancaire d’EasyFlash au plus tard 20 jours ouvrés avant la date de l’événement.
En tant que société suisse, le règlement doit être sur le compte bancaire de la société au plus tard 30 jours après la date de l’événement.
Toute prestation réalisée en fin d’année devra être réglée 3 jours ouvrés avant le dernier jour de l’année civile.
 
11.2 Des frais de rappel de 50 CHF pourront être facturés pour tout retard de paiement.
 
11.3 Un intérêt de retard de 10 % pourra être appliqué à compter de 45 jours après la date de l’événement.
Passé 60 jours sans règlement, le dossier pourra être transmis à l’office compétent du canton de Genève chargé du recouvrement.
 
11.4 Le client reconnaît devoir à la société l’intégralité des montants facturés conformément au contrat, devis accepté ou commande validée.
Cette reconnaissance de dettes vaut titre au sens de l’art. 82 LP et autorise l’introduction immédiate d’une poursuite en cas de non-paiement.